 |
Proses pengendalian manajemen pada organisasi sektor publik dapat dilakukan dengan menggunakan saluran komunikasi formal maupun informal. Saluran komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal dalam organisasi yang meliputi: (1) perumusan strategi (strategy formulation); (2) perencanaan stratejik (strategic planning); (3) penganggaran (budgeting); (4) Operasional (pelaksanaan anggaran); dan (5) evaluasi kinerja. Sedangkan saluran komunikasi informal dapat dilakukan melalui pembicaraan langsung, pertemuan informal, diskusi maupun menggunakan metode management by walking around (MBWA).
|
Sistem pengendalian manajemen dalam suatu organisasi dirancang untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi tersebut agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi. Pengendalian organisasi dapat berupa aturan dan prosedur birokrasi atau melalui sistem pengendalian dan manajemen informasi yang dirancang secara formal.
Dalam organisasi setiap individu memiliki tujuan (invidual goals). Untuk itu diperlukan suatu jembatan yang menciptakan keselarasan antara individual goal dengan organizational goal. Dalam hal ini sistem pengendalian manajemen hendaknya dapat menjad jembatan sehingga dapat tercipta goal congruence yakni keselarasan antara dua tujuan tersebut.
Faktor-faktor yang mempengaruhi goal congruence dapat dikategorikan dalam dua kelompok, yakni faktor pengendalian formal dan faktor informal. Faktor pengendalian formal misalnya sistem pengendalian manajemen, sistem aturan (rules) serta reward and punishment system. Sementara itu faktor informal terdiri atas faktor eksternal dan internal. Faktor pengendalian informal yang bersifat eksternal misalnya etos kerja dan loyalitas karyawan (dalam sistem pemerintahan dikenal istilah 'abdi negara' dan 'abdi masyarakat'), sedangkan yang bersifat internal misalnya kultur organisasi, gaya manajemen (management style) dan gaya komunikasi (communication style).
Perumusan Strategi (Strategy Formulation)
Perumusan strategi adalah proses menentukan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome) dan kebijakan serta strategi organisasi. Perumusan strategi merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen puncak (top management). Dalam organisasi pemerintahan perumusan strategi dilakukan oleh dewan legislatif yang hasilnya berupa Garis-Garis Besar Haluan Negara (GBHN) yang akan menjadi acuan bagi eksekutif dalam bertindak.
Hasil perumusan strategi sifatnya lebih permanen dan berjangka panjang, bisa berjangka 5, 10 bahkan 20 tahun. Dalam suatu organisasi jarang dilakukan perubahan visi, misi dan tujuan organisasi. Yang sering dilakukan adalah revisi strategi atau adopsi strategi baru untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan. Pertimbangan untuk melakukan revisi strategi atau mengadopsi strategi baru muncul apabila terdapat faktor lingkungan yang berubah baik berupa ancaman (threat) maupun peluang (opportunity) baru.
Perubahan lingkungan dalam organisasi publik sangat mungkin terjadi karena organisasi sektor publik sangat dipengaruhi oleh faktor politik, ekonomi, sosial dan budaya. Ketidakstabilan politik dan ekonomi secara terus-menerus dapat mendorong pemerintah untuk sewaktu-waktu mengeluarkan kebijakan dan strategi baru. Ancaman dan peluang bisa muncul setiap saat. Oleh karena itu perumusan strategi dapat bersifat tidak sistematis dan tidak harus kaku.
Strategi yang dihasilkan dari proses perumusan strategi merupakan strategi global (makro) atau dalam perusahaan disebut corporate level strategy. Strategi makro tersebut kemudian dijabarkan menjadi strategi yang lebih mikro dalam bentuk program-program, kegiatan serta proyek (dalam perusahaan biasa disebut sebagai business unit level strategy). Untuk melaksanakan program tersebut diperlukan anggaran dan pusat pertanggungjawaban dalam bentuk unit-unit kerja organisasi sebagai alat perencanaan dan pengendalian anggaran.
Strategi organisasi ditetapkan untuk memberikan kemudahan dalam mencapai tujuan organisasi. Salah satu metode penentuan strategi adalah dengan menggunakan analisis SWOT (strength, weakness, opportunity, threat). Analisis SWOT dikembangkan dengan menganalisis faktor internal organisasi yang menjadi kekuatan dan kelemahan organisasi (core competence) dan memperhitungkan faktor eksternal berupa ancaman dan peluang. Berdasarkan analisis SWOT tersebut organisasi dapat menentukan strategi terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.
Proses perumusan strategi pada organisasi sektor publik banyak dipengaruhi oleh perkembangan di sektor swasta. Mirip halnya dengan sektor swasta tahap awal dari manajemen strategi di organisasi sektor publik adalah perencanaan strategjik. Perencanaan dimulai dari perumusan strategi. Olsen dan Eadie (1982) menyatakan bahwa proses perumusan strategi terdiri dari 5 komponen dasar antara lain:
1. Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan oleh manajemen/eksekutif organisasi dan memberikan kerangka pengembangan strategi serta target yang akan dicapai.
2. Analisis atau scanning lingkungan, misalnya pengidentifikasian dan asesmen atas faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi serta kondisi yang harus dipertimbangkan pada saat merumuskan strategi organisasi.
3. Profil internal dan audit audit sumber daya yang mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan ke dalam perencanaan stratejik
4. Perumusan, evaluasi dan pemilihan strategi
5. Implementasi dan pengendalian rencana stratejik
Sementara itu Bryson (1995) membuat model delapan langkah untuk merumuskan strategi antara lain:
1. Memulai dan menyetujui proses perencanaan stratejik
2. Mengidentifikasi mandat organisasi
3. Mengklarifikasi misi dan nilai-nilai organisasi
4. Menilai lingkungan eksternal (peluang dan ancaman)
5. Menilai lingkungan internal (kekuatan dan kelemahan)
6. Mengidentifikasi isu stratejik yang sedang dihadapi organisasi
7. Merumuskan strategi untuk mengelola isu-isu
8. Menetapkan visi organisasi untuk masa depan
Perencanaan Stratejik (Strategic Planning)
Sistem pengendalian manajemen diawali dari perencanaan stratejik (strategic planning). Perencanaan stratejik adalah proses penentuan program-program, kegiatan atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan.
Perbedaan perumusan strategi dengan perencanaan stratejik adalah perumusan strategi merupakan proses untuk menentukan/mendapatkan strategi, sedangkan perencanaan stratejik sampai kepada proses untuk bagaimana mengimplementasikan strategi tersebut. Hasil perencanaan stratejik adalah rencana-rencana stratejik (strategic plans). Dalam perumusan strategi, manajemen/eksekutif menentukan visi, misi dan tujuan organisasi serta strategi untuk mencapai strategi tersebut. Dalam organisasi sektor publik perencanaan stratejik merupakan proses menurunkan strategi ke dalam bentuk program atau kegiatan.
Perencanaan stratejik merupakan proses yang sistematis dan memiliki prosedur serta skedul yang jelas. Organisasi yang tidak memiliki atau tidak melakukan perencanaan stratejik akan mengalami masalah dalam penganggaran, misalnya terjadinya beban kerja anggaran (budget workload) yang terlalu berat, alokasi sumber daya yang tidak tepat sasaran dan dilakukannya pilihan strategi yang salah. Orientasi dilakukannya manajemen stratejik pada organisasi publik menuntut adanya strategic vision, strategic thinking, strategic leadership dan strategic organization.
Manfaat perencanaan stratejik bagi organisasi
Perencanaan stratejik sangat penting bagi organisasi. Manfaat perencanaan stratejik bagi organisasi antara lain:
1. Sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif
2. Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan strategi yang telah dilakukan
3. Sebagai sarana untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yang optimal (efektif dan efisien)
4. Sebagai kerangka untuk melaksanakan tindakan jangka pendek (short term action)
6. Sebagai sarana bagi manajemen untuk dapat memahami strategi organisasi secara jelas
7. Sebagai alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi
Tujuan utama perencanaan stratejik adalah untuk meningkatkan komunikasi antara eksekutif puncak dengan eksekutif pada level di bawahnya. Komunikasi ini akan mendorong terwujudnya goal congruence.
Mengubah perencanaan stratejik menjadi tindakan nyata
Perencanaan stratejik dapat digunakan untuk membantu mengantisipasi dan memberi arahan perubahan. Akan tetapi perubahan belum tentu berjalan dengan mulus meskipun sudah dilakukan perencanaan stratejik. Perencanaan stratejik bukan merupakan hasil akhir yang final. Perencanaan stratejik masih perlu ditranslasikan ke dalam bentuk tindakan-tindakan konkrit. Maka itu perencanaan stratejik harus didukung oleh hal-hal berikut ini:
1. Struktur pendukung baik secara manajerial maupun political will
2. Proses dan praktik implementasi di lapangan
3. Kultur organisasi
Struktur organisasi hendaknya dapat mendukung terlaksananya strategi. Desain sistem pengendalian manajemen harus didukung oleh struktur organisasi yang sesuai. Visi, misi, tujuan dan strategi yang sudah disusun secara baik dapat gagal apabila struktur organisasi tidak mendukung strategi. Oleh karena itu perlu dilakukan restrukturisasi dan reorganisasi (institutional reform) agar sistem pengendalian manajemen selaras dengan strategi organisasi. Restrukturisasi tersebut berdasar pada prinsip-prinsip berikut:
1. Perubahan struktur organisasi diharapkan dapat meningkatkan kapasitas untuk mencapai strategi yang efektif. Dalam hal ini struktur organisasi lebih baik ramping akan tetapi kaya fungsi (form follow function). Konsekuensinya diperlukan penghapusan unit-unit yang disfungsional atau dimerger dengan unit lain yang hampir sama fungsinya sehingga overlapping antara unit-unit kerja dapat dihilangkan.
2. Pimpinan eksekutif bertanggung jawab untuk melaksanakan strategi dan arahan kebijakan hingga ke level bawah. Visi, misi dan tujuan organisasi harus selalu dikomunikasikan dan ditanamkan ke seluruh anggota organisasi baik melalui komunikasi formal maupun informal.
3. Dewan eksekutif bertanggung jawab secara kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi alokasi sumber daya serta menilai kinerja manajemen (eksekutif).
Proses dan praktik implementasi di lapangan terkait dengan prosedur dan sistem pengendalian. Perencanaan stratejik tidak akan efektif jika prosedur dan sistem pengendalian tidak sesuai dengan strategi. Harus ada kejelasan wewenang dan tanggung jawab, pendelegasian wewenang serta tugas. Selain itu harus didukung dengan adanya regulasi keuangan, pengendalian personil serta manajemen kompensasi yang jelas dan fair.
Kultur organisasi juga berkaitan dengan lingkungan kerja dan kesediaan anggota untuk melakukan perubahan. Perencanaan stratejik harus didukung dengan budaya organisasi yang kuat. Perencanan stratejik harus diikuti dengan perubahan perilaku dan sikap anggota organisasi untuk melaksanakan program-program secara efektif dan efisien. Program-program yang sudah dirancang baik dapat gagal bila personil di lapangan bertindak tidak sesuai dengan arah dan strategi. Masalah lain adalah adanya resistensi untuk berubah (resistance to change) terutama jika ada isu akan dilakukannya restrukturisasi dan reorganisasi.
Penganggaran
Apabila tahap perencanaan stratejik telah selesai dilakukan tahap berikutnya adalah menentukan anggaran. Tahap penganggaran dalam proses pengendalian manajemen sektor publik merupakan tahap yang dominan. Proses penganggaran pada organisasi sektor publik memiliki karakteristik yang agak berbeda dengan penganggaran pada sektor swasta. Perbedaan yang paling kentara adalah kuatnya pengaruh politk dalam proses penganggaran di sektor publik.
Penilaian kinerja
Tahap akhir dari proses pengendalian manajemen di sektor publik adalah penilaian kinerja. Penilaian kinerja merupakan merupakan bagian dari proses pengendalian manajemen yang dapat digunakan sebagai alat pengendalian organisasi. Pengendalian manajemen melalui sistem penilaian kinerja harus menciptakan mekanisme reward and punsihment. Mekanisme ini juga seharusnya dikaitkan dengan kompensasi, sehingga dengan demikian diharapkan dapat mendorong dan memotivasi eksekutif atau manajer dalam mencapai tujuan organisasi. Insentif positif diberikan atas pencapaian tujuan (reward) sedangkan insentif negatif diberikan bila tujuan tidak tercapai. Peran penting dari mekanisme ini adalah juga untuk menciptakan kepuasan bagi setiap individu.
Pemberian imbalan (reward) dapat berbentuk finansial maupun nonfinansial. Imbalan nonfinansial misalnya psychological reward dan social reward. Imbalan atau penghargaan yang sifatnya finansial dapat berupa kenaikan gaji, tunjangan dan bonus. Imbalan yang bersifat psikologis misalnya promosi jabatan, penambahan tanggung jawab dan kepercayaan, penempatan kerja di lokasi yang lebih baik dan sebagainya. Selain imbalan, mekanisme sanksi juga diperlukan, namun orientasi penilaian hendaknya lebih diarahkan kepada pemberian penghargaan (reward oriented).
|
